Organisation et animation de séminaire d’entreprise : ce qu’il faut savoir

Vous organisez pour la première fois un séminaire d’entreprise et souhaitez être certains que vous n’avez rien oublié ? Vous êtes au bon endroit. Découvrez aussi dans un autre article : pourquoi confier l’organisation de votre séminaire à une agence événementielle ?  

Organiser un bon séminaire : l’avant-événement est essentiel

La plus part des personnes organisant un séminaire rarement ou pour la première fois, commence par l’essentiel à savoir : le programme de cet événement. Cela est évidemment indispensable mais ne peut pas être le seul point à penser. Il faut tout d’abord commencer par l’avant-événement, par donner envie à vos collaborateurs, par commencer à immerger vos invités dans l’univers que vous projetez. Cela peut passer par un site d’inscription, par un mini-jeu au préalable, par une invitation insolite et par bien d’autres moyens. 

Les taux de participation ne sont pas toujours à la hauteur des espérances des sociétés et cela peut être largement compensé par un before event particulièrement soigné. 

En dehors de l’avant-événement au niveau des participants, il s’agit aussi de l’avant événement pour vous. Bien organiser un séminaire c’est avoir les bons outils. Les bons outils pour faire un rétro-planning, les bons outils pour gérer les inscriptions, les bons outils pour avoir une FAQ parfaite. Au-delà des bons outils, il vous faut surtout trouver les bons prestataires, les prestataires de confiance, ceux avec lesquels vous n’aurez pas la boule au ventre le jour J de peur qu’il y ai un couac. Cela est la partie la plus essentielle du before event et représente un véritable défi. Le meilleur moyen reste évidemment de faire appel à des prestataires testés et approuvés. Parmi les prestataires les plus importants : le traiteur – l’estomac est un peu notre second cerveau, non ? – et le l’animation (collaborateurs qui rient, collaborateurs conquis ;-)) 

Animations de séminaire : le programme idéal

Vous l’aviez forcément anticiper : un bon séminaire c’est un séminaire avec le bon programme. Mais quel est-il ? Evidemment le programme parfait n’existe pas, il s’agit de trouver le programme parfait pour VOUS, un peu comme en amour quoi. Mais on a tous quelques critères. Selon nous, le premier point et pas des moindres est l’équilibre. Un séminaire est un moment de travail mais c’est aussi un moment de retrouvailles et de fun. Il s’agit de bien équilibrer les temps d’échanges informels, les temps de discours descendants, les temps de fun et bien sûr – souvent oubliés – les temps libres. Selon vos objectifs, l’équilibre pourra être plus ou moins différents mais il s’agit de trouver une harmonie entre tous ses éléments. 

Le programme idéal c’est aussi celui qui s’adapte à vos équipes. Le transport, les dispositions personnelles de chacun, ou même les allergies de vos équipes : plus vous connaissez vos invités, plus vous questionnez vos invités, plus vous impliquez vos invités, plus facilement  vous trouverez le programme qui leur apportera autant qu’à vous. 

L’ordre des éléments de votre programme est aussi primordial : on a tous connu ce petit moment de gêne au moment des retrouvailles, même dans un événement personnel. Notre agence événementielle INNOV’events connait et peut partager avec vous beaucoup d’astuces pour faire de ce moment un souvenir mémorable ! 

Quelques idées pour différencier votre séminaire d’entreprise

Si votre entreprise en est arrivée là où elle est, c’est qu’elle a su se différencier, se démarquer. Et c’est ce que nous souhaitons vous proposer lors de votre séminaire professionnel également. Par exemple pour vous différencier nous pouvons vous proposer des séminaires thématiques. Cela permet notamment une plus grande immersion grâce à la décoration, la scénographie et même la mise en abyme de votre discours. Cela permet aussi une meilleure mémorisation. Qui dit « Tu te souviens du séminaire de 2012 ? » ? Personne – ou presque. Mais nombreux sont ceux qui pourraient dire « Tu te souviens du séminaire Retour vers le futur ? », « Tu te souviens du séminaire à Haute Vitesse ? ». Ils sont bien plus nombreux et c’est car tous leur sens ont été stimulés. Ils ont entendu vos analogies sur la vitesse et la formule 1, ils se souviennent de l’animateur déguisé en pilote, ils se souviennent de la décoration monumentale sur scène, ils se souviennent de leur team building karting et donc ils se souviennent du moment que vous leur avez offert.  

Nous avons plusieurs autres moyens de vous démarquer sur l’ensemble des pôles suivants : conseils, animations, décoration, traiteur, location de salle, logistique et bien sûr au niveau de la communication ! 

Alors vous savez ce qu’il ne faut pas oublier pour l’organisation et l’animation de votre séminaire d’entreprise ?  Si vous avez besoin de plus de conseils, n’hésitez pas à contacter votre agence de proximité. 

Voici la liste des villes couvertes par une agence du groupe :  

Annecy, Angers, Auxerre, Avignon, Barcelone, Besançon, Bordeaux, Bourg-en-Bresse, Bourges, Brest, Bruxelles, Chambéry, Colmar, Dijon, Fontainebleau, Gap, Genève, Grenoble, La Rochelle, Laval, Le Mans, Lille, Lyon, Marseille, Metz, Montpellier, Mulhouse, Nancy, Nantes, Nevers, Nice, Nîmes, Orléans, Pau, Paris, Poitiers, Reims, Rennes, Rouen, Saint-Etienne, Strasbourg, Toulouse, Tours, Toulon, Troyes, Valence

Votre ville ne se trouve pas dans la liste ? Pas de soucis, nous pouvons nous déplacer (et notre télé porteur est en cours de développement! ;-)) 

contact@innov-events.fr 

+33 (0)9 67 71 73 13